Für Export-Sendungen, die das Land seeseitig über den Hamburger Hafen verlassen, ist es erforderlich, im Vorfelde die Zollfreigaben zu erwirken. Dies hat im Rahmen von ZAPP (Zoll-Ausfuhrüberwachung im Paperless Port) ausschließlich auf elektronischem Wege zu erfolgen und wird mittels eigens dafür entwickelten Nummern abgewickelt. Hier gibt es verschiedene Varianten:
Über Z-Nummern werden zollseitig die Exporte in außereuropäische Länder abgewickelt, für die eine Ausfuhrerklärung (ABD) eines Mitgliedstaates der EU vorliegt und die Waren über den Landweg an einem der Hamburger Terminals angeliefert werden.
Die MRN-Nummer des ABD wird gemeinsam mit den Sendungs- und den Schiffsabfahrtsdaten der Ausgangszollstelle in Hamburg-Waltershof übermittelt, woraufhin dem Vorgang im automatisierten Verfahren (AES) eine Z-Nummer zugeteilt wird.
Der Status dieser Z-Nummer bleibt solange vorläufig, bis die Zollfreigabe erteilt wird. Solange sich die Waren noch am Terminal befinden, behält es sich der Zoll vor, Kontrollmaßnahmen vorzunehmen. Hier ist es möglich, dass Dokumente angefordert werden, eine Beschau oder in seltenen Fällen auch die Durchleuchtung eines Containers angeordnet werden.
Im Regelfall wird die Zollfreigabe jedoch erteilt, kurz nachdem die Terminals das Gate-In der Waren bestätigt haben. Die Z-Nummer „released“ und die Waren dürfen daraufhin vom Terminal auf das Schiff verladen werden. Wenn das Schiff schließlich das europäische Zollgebiet verlassen hat, wird der Vorgang über einen Ausgangsvermerk des Terminals beendet. Sowohl die Z-Nummer als auch die MRN-Nummer des ABD werden dann zollseitig geschlossen.
Anmeldefälle für Z-Nummern:
AES: Der Anmeldefall AES (Atlas Export System) steht für den o.g. Standardausfuhren aus der EU, bei denen die Zollfreigaben über Z-Nummern abgewickelt werden. Aber auch für andere Anmeldefälle werden Z-Nummern vergeben.
AEM: Eine Variante von Z-Nummern ergibt sich aus dem Meldefall AEM (Atlas Export Marktordnungswaren), der für die Ausfuhr von Waren mit einem T5 Kontrollexemplar zu wählen ist. Das trifft nicht nur für Marktordnungswaren zu, sondern auch für andere Waren mit einem T5 Kontrollexemplar.
SAM: Insofern es sich um LCL-Verladungen handelt, werden die Z-Nummern (auch B- oder S-Nummern) zunächst für die einzelnen Stückgutsendungen erstellt. Anschließend werden diese in der Anmeldeform SAM (Sammelcontainer) unter der Angabe der Containernummer zusammengefasst. Auch für diesen Anmeldefall wird eine Z-Nummer generiert.
Für Exportsendungen, die nicht mit einem ABD, sondern mit anderen zollrelevanten Dokumenten verschifft werden, ist das Verfahren ähnlich. Die Zollfreigabe wird hier jedoch über eine B-Nummer oder in seltenen Fällen über eine S-Nummer abgewickelt.